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南京地调中心积极推进无纸化办公建设

来源:信息室 作者:朱一姝 发布时间:2020-11-19

为了进一步推进信息化与地质调查业务工作融合,提高地质调查项目工作信息化、智能化水平,支撑地质调查业务管理高效运行,推进在线化办公。南京地调中心秉持先易后难、分步实施、逐步到位思想,全面部署无纸化办公软硬件,营造便捷、高效的无纸化业务流程,进一步提升管理效率和精细化水平。具体情况如下:

一、大力推进无纸化办公,节约成本过“紧日子”

党的十八大以来,党中央始终绷紧“厉行勤俭节约、反对铺张浪费”这根弦,习近平总书记反复强调,要“牢固树立过紧日子思想”。南京地调中心积极响应相关政策,压减和控制办公经费等一般性支出,大力推进无纸化办公建设。除机要文件和工作秘密外,公文收发、内部签报、会议计划、合同等管理流程都采用OA系统(办公自动化系统)进行传输和办理。一方面,可以减少相同文件的录入次数,提高文件流转效率,满足多场景的协同办公。另一方面,文件流转过程中系统会自动保存编辑者信息和修改时间,保真留痕、安全可靠及操作便捷,保证文件的准确性、唯一性、实时性。 

图1 OA系统界面

二、优化办公审批流程,提高管理工作效率

2017OA系统正式启用后,线上办公流程审批量逐年稳步提升,从2017年的454条,20183266条,20194708条,到20201-115772条,流程覆盖率不断提升,审批效率大幅度提高。相较于纸质审批存在“一线来回跑、审批效率低”等问题,线上审批通过建立标准化电子流程规范,可实现各项事务事前报备、事中管控、事后统计的无纸化管理模式,在精简流程环节的同时,助推管理工作减负增效。

同时,OA系统中的内部信息发布平台、图书管理、会议管理、公共文件柜、党风廉政测评、绩效考核等模块,既符合各部门间相互协同、信息共享的要求,又可满足各部门、各层级的差异化需求, 实现管理能力、工作效率最大化,助推管理工作向规范化、精细化发展。 

图2 南京地质调查中心2017-2020年OA流程审批量

三、系统平台集成移动终端,赋能高效的会议场景

通过OA系统与会议终端设备的结合,促进会议实现全过程无纸化管理。通过地质云、welink会议视频软件的使用,拓展会议组织形式,会议从会议室延伸至移动终端,会议覆盖人员更广泛,信息传递更快速,保障会议精神传达贯彻更高效,打通最后一公里,推动解决“上热中温下冷”的现象。 

图3 无纸化会议

四、下一步工作

一是进一步完善无纸化办公的管理办法,明确各部门、各层级在不同环节中的管理职责,并做好无纸化宣贯和服务保障工作。二是优化无纸化办公流程,进一步提高办公效率、降低管理成本。三是着力构建电子档案管理系统,做好OA系统与档案管理系统的对接工作,保障电子档案全生命周期的精细化管理。